Unser Erfahrungsbericht: Wie Veranstaltungen per Videokonferenz gelingen

Malte berichtet von seinen Erfahrungen mit Videokonferenzen

In unserem Unternehmen kümmere ich mich um den Vertrieb. Anfang März hatte ich wie üblich ca. 10 Termine mit Interessenten vor Ort vereinbart, aber wegen des Corona Virus hat ein Kunde nach dem anderen Termine abgesagt und schließlich habe ich selbst zur Sicherheit die letzten Termine noch abgesagt. Der Vertrieb stand dann auf einmal völlig still…

“Wie soll es weiter gehen? Kann ich demnächst wieder ganz normal weitermachen?” Nichts tun kam nicht infrage und da ich bereits Erfahrungen mit Videokonferenzen gesammelt hatte, habe ich beschlossen, damit zu beginnen.



Sofern du selbst darüber nachdenkst, Videokonferenzen als Übergangslösung für sich zu nutzen und noch Einsteiger auf diesem Gebiet bist, richtet mein Erfahrungsbericht sich an dich. In diesem Bericht gehe ich auf die technischen und inhaltlichen Besonderheiten bei der Anwendung von Videokonferenzen mit der Software Zoom ein.

Falls du die Durchführung von Videokonferenzen bereits ausprobiert hast und es hat nicht richtig geklappt, oder du bist an einem der Schritte nicht gut zurecht gekommen, kann externe Hilfe angefordert werden. Im Internet lassen sich leicht viele Beratungsangebote finden. Was die Kosten betrifft, finanziert der Staat- für Corona-betroffene kleine und mittlere Unternehmen (KMU) einschließlich Freiberuflern Beratungskosten von bis zu 4.000,00 Euro. ohne Eigenanteil. (Antrag und zusätzliche Informationen finden Sie hier: https://www.bafa.de/DE/Wirtschafts_Mittelstandsfoerderung/Beratung_Finanzierung/).


Wir sind natürlich auch bei Nachfragen für dich da und unterstützen dich so gut wie möglich.


Was sind die persönlichen Voraussetzungen und wie hoch sind die technischen Anforderungen?

Videokonferenzen kann wirklich jeder einsetzen. Die Vorerfahrung mit Messenger Tools wie Skype, WhatsApp, Hangouts, Facebook Messenger, Facetime usw. sind von Vorteil, aber kein Muss. Unverzichtbar hingegen sind ein Laptop/PC mit Webcam und Mikrofon, sowie ein sicherer Internetzugang.

Wie bereite ich mich vor?

Die Vorbereitung für eine (erste) Videokonferenz lässt sich in drei Blöcke einteilen:

  1. Technische Einrichtung
  2. Inhalte
  3. Moderator (ich selber)


Technische Einrichtung

Nachdem ich aufgrund des Preis-Leistungsverhältnisses und den technischen Möglichkeiten entschieden habe, Zoom zu nutzen, ist der erste Schritt die Anmeldung: https://zoom.us/signin

Hier besteht die Möglichkeit sich über ein Google- oder ein Facebook Konto anzumelden, wobei die tatsächliche Registrierung nur ca. 30 Sekunden dauert auch, wenn nur die E-Mail-Adresse abgefragt wird.


Im nächsten Schritt lande ich in dem Zoom-Konto und kann sofort eine Videokonferenz (in Zoom heißt es “Meeting”) starten. Beim ersten Mal empfehle ich die Aktion “Ein Meeting veranstalten” mit dem Unterpunkt “Mit eingeschaltetem Video” auszuwählen, um die Software und verschiedenen Optionen zu testen.


Für die Durchführung wird eine zusätzliche Applikation benötigt, die automatisch zum Herunterladen angeboten wird. Der Installationsprozess ist simpel und mit wenigen Klicks abgeschlossen.


Nachdem die Videokonferenz zum Testen begonnen hat, ist zu überprüfen, ob die Internetverbindung, sowie das Audio- und Videosignal stimmen. Einen ersten Einblick in die Einstellungen und Funktionen sind auch gleich zu bekommen. Mehr über die verschiedenen Optionen und den Einrichtungsprozess kann man aus diesem Hilfeartikel entnehmen - https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362033-Erste-Schritte-auf-PC-and-Mac


Der nächste Schritt in der Vorbereitung ist ein Meeting mit Familienmitglied oder Freund*In. Am besten ist es hier die Aktion “Planen neue Sitzung” zu benutzen.  



Wenn du die App nutzt, klick auf den Kalender.


Hier findest du die Grundeinstellungen für eine geplante Videokonferenz und deren Einschränkungen (z.B. für die kostenlose Version ist die maximale Dauer der Konferenz 40 Minuten für 3 oder mehr Teilnehmer).

 

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Aufnahme-Option auszuwählen. Denn dann kannst du die aufgenommenen Konferenzen im Anschluss deinen Teilnehmern zum Beispiel über Dropbox oder GoogleDrive zur Verfügung stellen, damit die Veranstaltungsinhalte später auch aufrufbar sind. Außerdem eignen sich die Aufnahmen zur Verbesserung der zukünftigen Videokonferenzen. Dabei gilt es natürlich, die Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. (mehr über Datenschutz hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html)



Inhalte vorbereiten


Nachdem du dich einigermaßen sicher beim Umgang mit der Software fühlest, gehe über zu Schritt zwei - der Vorbereitung der Inhalte. Hier ist es sinnvoll, dass du dich an den Plan hälst, den du bislang für deine Veranstaltungen hattest. Damit du bei den ersten Videokonferenzen nicht überfordert bist, kann das gewohnte Vorgehen als Bezugspunkt für die Veranstaltung genommen werden und von diesem Punkt aus angepasst werden.  


Zusätzlich sollte die inhaltliche Vorbereitung bzw. der Plan für die Videokonferenz folgendes enthalten:


  1. Einlass vor eigentlichem Beginn: Wie es bei vielen Veranstaltung üblich ist, solltest du als Veranstalter bereits vor Beginn der Webkonferenz (zum Beispiel 30 Minuten vorher) bereit sein, denn es gibt immer mal Teilnehmer, die etwas früher kommen.

  2. Störungen zu Beginn vermeiden: Frage ganz am Anfang der Videokonferenz ob der Ton stimmt und alle das Video sehen, damit mögliche Störungen bereits zu Beginn behoben werden können.

  3. Regeln setzen: Es ist empfehlenswert den Teilnehmern Regeln an die Hand zu geben, denen während der Videokonferenz zu folgen ist. Z.B. sollte das Mikrofon der Teilnehmer stumm geschaltet bleiben, bis auf die Momente, wenn man eine Frage stellen möchte oder an einer Diskussion teilnimmt. So werden Fremdgeräusche aus dem Raum vermieden.

  4. Das Gefühl von Sicherheit vermitteln: eine Videokonferenz kann nicht nur für dich ungewohnt sein. Erläutere die Agenda und mache Abläufe am besten bereits im Vorfeld per E-Mail transparent.

  5. Mit Fragen und Aufgaben die Aufmerksamkeit hochhalten: Eine große Herausforderung bei einer Videokonferenz besteht darin, dass es schwieriger ist, zu beurteilen, ob und wer gerade noch aufmerksam dabei ist. Das liegt daran, dass das Feedback, dass gewöhnlich durch die Körpersprache zum Ausdruck kommt, eingeschränkt ist. Deshalb sind hier gezielte Fragen und Aufgaben sehr hilfreich, um so die Aufmerksamkeit durch aktive Teilnahme zu erhöhen.

  6. Interaktive Inhalte zunutze machen: Da die Teilnehmer mit ihren Rechnern oder Mobilgeräten an der Videokonferenz teilnehmen, ist es praktikabel, Fragebögen aus dem Internet weiterzuleiten und Videos oder Präsentationen geschmeidig einzuspielen. Dies kann ich jedoch empfehlen, wenn die ersten Vorerfahrungen bereits gesammelt sind.

  7. Die Konferenz gut beenden: Eine Videokonferenz mit einer Gruppe an Teilnehmern ist ungeeignet für Smalltalk, der sonst während der Verabschiedung stattfindet und wichtig für das Gruppengefühl ist. Es sind auch keine Nachfragen in der Form möglich, wie sonst nach der Veranstaltung. Ermutige die Teilnehmer deshalb, Fragen zu stellen oder gib noch einen Raum für Smalltalk, nachdem du die Videokonferenz offiziell beendest, sodass zum Beispiel einige die Konferenz verlassen und andere sich noch unterhalten oder Fragen stellen und jeder noch bleibt, der mag.

  8. Teilnahme, Interaktion und Gruppengefühl erhöhen: Wenn du weißt, wie Gruppen in Slack, WhatsApp, Telegramm, Viber usw. funktionieren, erstelle eine solche Gruppe, sodass die Teilnehmer sich hier auch nach oder auch schon vor der Veranstaltung austauschen, etwas kennenlernen können und eine tolles Wir-Gefühl entsteht.



Zum Abschluss: Für eine gelungene Videokonferenz solltest du als Veranstalter (Bei Webkonferenzen wird üblicherweise das englische Wort “Host” verwendet.) angemessen auftreten. Kleide dich angemessen, stelle dir eine Flasche Wasser und ein Glas hin und wähle einen ruhigen Hintergrund, z.B. eine Wand und ein Flipchart oder ein White-Board. Wenn du dich sicher fühlst und ins Detail gehen möchtest, denke auch an die Körperhaltung.

Hier ist zusätzlich eine Videoanleitung auf Deutsch, die kurz Grundfunktionalität und Einstellungen erläutert.




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